Sustentabilidade e exploração consciente de recursos são pautas muito atuais e relevantes na sociedade já há algum tempo. Partindo dessas ideias, novas formas de lidar com o descarte e o consumo de material de escritório têm surgido como responsabilidades de cada um. Na área de saúde, a iniciativa de redução do papel já tem sido um movimento importante.

Com vastas opções de recursos tecnológicos e o ambiente digital sendo praticamente acessível a todos, quase não há mais a necessidade de se usar papel. Na prática, essa redução gera menos lixo, menor consumo de material de escritório, economia e, ainda, se praticada em massa, reduz a exploração de recursos naturais que “quebram” uma cadeia de sustentabilidade.

Novas práticas já estão em curso em diversas áreas da sociedade, e na saúde isso não é diferente. Entenda melhor neste post como é possível reduzir o uso de papel nesse segmento!

A importância de adotar meios sustentáveis

A exploração de recursos naturais é uma realidade para a produção em diversos setores da indústria, assim como a de papelaria. O que parece muito natural, como o consumo de papel, hoje pode ser facilmente reduzido, pensando primeiramente em como essa mudança de hábitos gera menos impactos na natureza, seja na exploração, seja no descarte.

Nem sempre os métodos mais sustentáveis são de fácil acesso ou estão à disposição. No entanto, não é tão difícil substituir o papel. Ao longo da história da sociedade moderna, muitas mudanças simples aconteceram sem que o conceito de sustentabilidade guiasse os hábitos.

Faturas e cobranças chegam por e-mail, o jornal é digital, as receitas médicas também não precisam ser escritas à mão, assim como um prontuário pode ser acessado on-line. São mudanças sensíveis que já fazem parte do cotidiano de todos e, no setor de saúde, elas têm cada vez mais se mostrado como práticas comuns e totalmente acessíveis.

O conceito de paperless na gestão

Do inglês, o termo traduzido ajuda a entender rapidamente: “sem papel”. O conceito parte exatamente dessa base, estimulando a prática de se reduzir ao máximo possível o uso de papel no cotidiano. Naturalmente, essa ideia só é viável porque estamos em um estágio de desenvolvimento da tecnologia em que dificilmente não há algo que se possa fazer digitalmente.

Se um amigo pede uma receita de um bolo, será que é necessário escrevê-la em um papel e entregá-lo? Se é necessário deixar um recado a um familiar que mora com você, será que o papel adesivo é realmente melhor do que o texto no aplicativo de mensagens?

Naturalmente, em cada uma dessas ocasiões, é possível usar métodos tradicionais, mas hoje é completamente possível trocar o papel por qualquer outro recurso digital. É justamente a partir dessa ideia que se conduz um modelo de gestão baseado no conceito paperless: toda prática que utiliza papel pode e deve ser substituída por recursos eletrônicos e digitais.

O Gerente de Operações da Maida.health, Francisco Junior, reforça como a ideia de papel é simplesmente força do hábito em vez de necessidade real: “Faço tudo na vida sem papel. Não me lembro da última vez que teve caneta na minha casa, nem no trabalho”.

Ele destaca também o fato de que a redução de uso do papel diminui a dependência das pessoas em levar a informação física consigo e, quando necessário, ter que digitalizar. Se tudo já é feito nesse ambiente digital, não há essa necessidade. “Não preciso fazer nenhum tipo de transcrição ou digitalização, afinal, tudo que você conversa com outra pessoa vai ter que se transformar em paperless em algum momento”, conclui.

A aplicação na área da saúde

A aplicação na área da saúde é um movimento quase que natural de acordo com a realidade do setor — atendimentos agendados on-line, sistemas de gestão voltados para clínicas, hospitais e consultórios, e ainda plataformas para que médicos registrem o histórico de todos os usuários que passam por eles.

A relação de procedimentos que atualmente já estão totalmente digitalizados é realmente grande e mostra o avanço da gestão sem papel. Agendar uma consulta, emitir um pedido de exame, entregar uma receita médica e até mesmo acompanhar o andamento de um procedimento solicitado à operadora de plano de saúde — tudo isso descarta completamente o uso de papel.

Uma das ferramentas mais relevantes e que já tem sido utilizadas na área de saúde é o prontuário eletrônico. Ele funciona como um verdadeiro registro histórico de cada pessoa que passa por um médico ou clínica, eliminando a necessidade de anotações e de arquivos em papel. Esse prontuário é único, pode ser acessado de vários lugares diferentes e, de forma centralizada, ele traz:

• informações gerais da pessoa (nome, endereço, idade, entre outros);
• anamnsese;
• histórico de exames e resultados;
• diagnósticos (hipóteses e definitivos);
• tratamentos realizados;
• procedimentos realizados.

Com o suporte de sistemas de gestão, de ferramentas que conectam instituições aos usuários e de recursos simples como e-mails e aplicativos, o uso de papel tem caído de maneira drástica. Por mais que o processo de transição seja gradativo, hoje já é possível observar, por meio desses exemplos, o aumento da aceitação da ideia no paper na área de saúde.

Os benefícios da gestão sem papel para a área da saúde

Por mais que ainda demande esforços e mudanças de paradigmas, a gestão sem papel é uma realidade no horizonte, mas que já mostra traços fortes. Para fortalecer essa ideia, no entanto, é necessário entender mais sobre os benefícios de eliminar o uso de papel. Confira algumas razões a seguir.

Melhorar o relacionamento entre beneficiários e instituições

Beneficiários estão sempre em busca de informações, liberações de procedimentos, consultas sobre a cobertura do plano de saúde, entre outras necessidades. Tudo isto, no modelo tradicional, demandaria papel — lista de rede credenciada do plano, guias de autorização, entre outros.

Se tudo é on-line, o beneficiário tem maior autonomia, acessa as informações rapidamente e não depende do atendimento da operadora de plano de saúde. Assim, a relação melhora consideravelmente!

Gerar economia com material de escritório

Não se trata apenas de papel, mas de todos os outros materiais de escritório que estão associados a ele. Se não há uso do papel, consequentemente os outros itens deixam de ser necessários, gerando maior economia. Entre os que podem ser reduzidos ou cortados completamente estão:

• arquivos;
• pastas;
• canetas;
• grampos e grampeadores;
• toner para impressoras;
• fita adesiva.

Otimizar a rotina de profissionais e hospitais

Médicos e outros profissionais precisam ter suas rotinas agilizadas, o que depende da transição do papel para o digital. Um sistema que registre beneficiários, emita receitas e prontuários e agende procedimentos permite que o conceito de paperless se aplique amplamente. No cotidiano, faz muita diferença ter esses recursos à disposição.

Aumentar a segurança ao lidar com documentos

O papel se deteriora, pode ser perdido ou simplesmente negligenciado. Tudo isso coloca em risco registros importantes tanto para beneficiários quanto para médicos e instituições. Se estão digitalizados e devidamente arquivados, as chances de perdas reduzem drasticamente, uma vez que esses documentos estão sempre armazenados em locais seguros e on-line.

O suporte da Maida.health na gestão sem papel

Nessa transição, empresas que têm expertise em soluções digitais são fundamentais, como é o caso da Maida.health. Francisco Junior explica como a companhia oferece suporte às empresas que querem adotar o paperless: “O processo de transição como esse começa a partir de um levantamento da situação para entender qual é o contexto e o momento em que a organização se encontra”.

Depois desse diagnóstico, a Maida.health trabalha para entender como é a rotina do cliente e de que forma as soluções digitais ajudam na gestão e também na redução do uso de papel.

Francisco explica que tudo passa por entender os processos e então aplicar a tecnologia: “Para vários desses processos, nossos clientes nos dão carta branca porque temos expertise para realizar. Muitas vezes, não demanda esforço do cliente. Eles nos dão autorização, espaço e apoio político e fazemos acontecer”, conclui.

A gestão sem papel é uma possibilidade totalmente concreta nos tempos atuais e pode ser ainda mais forte no futuro. O conceito paperless precisa ser aplicado ainda agora, uma vez que já existe tecnologia capaz de tornar toda a rotina digital.

A Maida.health tem as soluções certas para dar suporte na gestão sem papel. Entre em contato conosco e conheça melhor as possibilidades!