Há quem tenha arrepios quando o assunto é trocar de sistema de gestão. Natural! Afinal, a mudança é sempre um desafio, e um processo de implantação pode ser trabalhoso, especialmente no caso de operações maiores.

Por isso, a pergunta sobre o momento certo de trocar um sistema é recorrente. O gestor sabe que há um problema, mas prefere adiar a solução. Porém, sabemos que toda necessidade de mudança tem um limite de protelação. É preciso saber identificá-lo para não colocar o plano em risco. É para ajudar você com essa identificação que elaboramos este texto. Confira!

A importância de um bom sistema de gestão

De modo organizado e integrado, no sistema de gestão, os dados sobre todos os eventos, procedimentos e transações são automaticamente computados, combinados e disponibilizados em tempo real, a fim de gerar informação para a tomada de decisão.

Parece simples, como realmente deve aparentar, mas o ganho de decidir com base em dados confiáveis e detalhados é até difícil de mensurar, de tão significativo. Além disso, o sistema de gestão também incorpora as regras de negócios que devem ser aplicadas a esses eventos.

Por exemplo: determinado exame só pode ser solicitado por especialistas de uma área específica. Com a informação sobre a especialidade do médico cadastrada e essa regra ativada, o sistema pode identificar o problema e, quando for o caso, bloquear ações indevidas.

Os 4 sinais que comprovam ser esse o momento de trocar os sistemas

1. Informações desconectadas

O principal sinal são as informações desconectadas em razão do armazenamento em várias bases de dados sem integração umas com as outras, como planilhas e aplicativos isolados. Nesses casos, é muito comum que o sistema seja usado cada vez menos. O uso apenas das funções que não podem ser substituídas é um sinal grave de necessidade de substituição.

2. Dificuldade de inovar

Para um negócio sobreviver, precisa estar em constante adaptação, mudando os conceitos, as principais informações e as regras de negócio. Quando o fornecedor do sistema precisa desenvolver novas funcionalidades sempre que uma inovação é necessária, você tem outra pista importante, pois sua agilidade está comprometida.

Quanto mais rápida for a entrega do desenvolvimento, melhor, mas o ideal é que o sistema esteja pronto, e você precise apenas fazer uma alteração de parametrização. Quando a própria empresa pode alterar suas regras de negócio, a gestão flui sem limitações, improvisos e demora, o que diminui a dependência do fornecedor, melhora a eficiência e, dependendo da alteração, até a competitividade.

3. Aumento do risco

Quando esse tipo de alteração tem o objetivo de evitar fraudes, o problema se agrava sensivelmente. Por exemplo, no caso de fraudes que ocorrem na identificação por carteira. A adoção da biometria é um recurso único para resolver esse tipo de problema, mas precisa estar disponível para uso no sistema.
Qualquer inconsistência que impeça ações de diminuição de riscos, seja na regulação, seja para o paciente, seja para a sustentabilidade do plano, sinaliza uma emergência de troca.

4. Falta de dinamismo no sistema

Se a equipe precisa fazer malabarismos para usar as regras de negócios, isso significa que o sistema parou de ajudar a gerir sua empresa e se tornou burocracia. Em diferentes momentos, o negócio necessita de regras específicas para ser eficiente, mas elas perdem o sentido com o tempo, e o sistema precisa se adaptar, com novas possibilidades de configuração e novas funções.

Se o sistema não tiver essa dinâmica, vai se tornar obsoleto em algum momento. O reflexo claro é o improviso exagerado nos processos. E, especialmente em um momento de grandes transformações como o atual, é preciso se preparar para o futuro.

As 3 vantagens de trocar de sistema de gestão para o profissional

1. Alinhamento estratégico

Nenhum plano precisa de um bom número de linhas de código de programação para administrar seus dados. Tão pouco de uma lista de funcionalidades. Levantar os requisitos do negócio é importante, mas é a capacidade de atendê-los que está em jogo, não as características técnicas necessárias para isso, que são um requisito.

O que vai garantir o sucesso de uma boa parceria é a qualificação da equipe do fornecedor do sistema. O atendimento momentâneo das funcionalidades das quais sente falta pode resolver o problema imediato, mas não é garantia de que novas demandas sejam atendidas ao longo do tempo.

Uma boa troca garante um suporte contínuo e um alinhamento estratégico importante. O que você precisa é de assistência e comprometimento, de um fornecedor capaz de se adaptar às regras do negócio que funcionam e ajudá-lo a se alinhar com outras — que substituam as que não são mais válidas ou aquelas que, após análises, percebe-se que funcionam melhor de outra forma.

2. Diagnósticos confiáveis

Sem um bom sistema, as decisões são tomadas com base na intuição do gestor. A experiência das lideranças sempre será importante, mas ela é potencializada com informação de qualidade e confiabilidade.

Além disso, o “feeling” é aprimorado continuamente quando é municiado com a informação certa. Assim como o computador, nós processamos dados, e a qualidade deles é um requisito para que sejamos eficientes nessa atividade.

3. Retorno sobre investimento

O investimento na troca de sistema é composto por custos indiretos, como eventuais gastos com estrutura, e diretos, como licenças e suporte. De mesmo modo, a forma como esses recursos retornam é uma composição de ganhos, sendo o aumento da produtividade o mais fácil de mensurar.

Se você vai economizar 12 horas de trabalho no mês ao eliminar um processo manual que será automatizado, por exemplo, tem um resultado concreto e objetivo multiplicando o seu custo/hora por 12. Desconte esse valor do total investido mês a mês e terá o cálculo do tempo necessário para recuperar o investimento e passar a lucrar com a troca. Apesar de ser um cálculo simples, o resultado de um foco mais estratégico, que ocorre em decorrência da menor necessidade de se preocupar com tarefas operacionais em razão do maior controle e da automação, é exponencialmente superior.

Ou seja, quando você identifica os pontos que justificam a troca, o retorno de investimento é representativo.

Assim, podemos concluir com a informação de que trocar de sistema de gestão, se feito com um bom planejamento e preparo dos colaboradores, pode ser uma tarefa trabalhosa durante o processo de implantação, mas é uma satisfação para quem se envolve no processo. Afinal, por meio dele, é possível reconhecer uma perspectiva favorável de melhora no médio prazo.

Observar como as pessoas reagem ao tema de troca de sistema de gestão pode ser outro exercício interessante. Compartilhe esta postagem nas suas redes sociais e veja a opinião de outros gestores!