O processo burocrático dentro das organizações pode ser um grande problema, uma vez que tende a engessar as empresas e prejudicar os resultados esperados. Por conta disso, é preciso estar sempre atento, buscando otimizar todo e qualquer processo existente dentro da organização com o intuito de reduzir a complexidade das atividades.

Neste post, reunimos algumas informações valiosas com o objetivo de ajudar você a reduzir os processos burocráticos dentro de sua empresa. Continue conosco e boa leitura!

Como os processos burocráticos prejudicam a empresa?

A burocracia pode prejudicar, e muito, o andamento das atividades de sua empresa, travando processos e trazendo lentidão em entregas e projetos.

Em uma organização que trabalha com saúde, por exemplo, quando não se consegue fazer uma avaliação eficiente dos procedimentos e dos tratamentos que são solicitados pelos pacientes, a solução acaba sendo uma regulação burocrática.

A burocracia não é uma coisa ruim, uma vez que seguir padrões e estabelecer regras é fundamental para o bom andamento dos processos, contudo, o excesso acaba trazendo a lentidão, aí sim, prejudicando as ações.

Em alguns casos, o paciente deve se deslocar até a central para fazer a solicitação de um exame. Mesmo se tratando de algo relativamente simples, um comparecimento pode fazer com que os clientes desistam.

Esse é um exemplo bem simples que mostra como a burocracia pode pode criar uma percepção de má qualidade para o serviço, o que prejudica diretamente a imagem da empresa e a qualidade da prestação de serviço.

Fatores como localização, dificuldade de acesso e espera acabam gerando travas burocráticas, prejudicando o acesso dos pacientes aos serviços prestados.

Os processos burocráticos também prejudicam as atividades internas da empresa, como a entrada e saída de caixa, compra de materiais e medicamentos, controle de profissionais, entre outros.

Como a tecnologia pode ajudar?

Um sistema de gestão aliado a ferramentas de inteligência artificial pode ter um impacto direto na redução da burocracia nos processos internos de uma empresa da área da saúde.

Um software pode funcionar 24 horas por dia, atendendo às demandas dos pacientes em termos de atendimento, solicitações de exames e entregas de resultados, entre outras. Além disso, todo usuário pode usar seu celular para ter acesso a qualquer uma dessas funcionalidades.

As ferramentas tecnológicas ajudam a otimizar cada uma das atividades dentro da organização, sendo que cada tarefa é resolvida pelo responsável e já passa para o próximo passo do processo.

Inclusive, nem mesmo há a necessidade de um local físico para isso, uma vez que um sistema de gestão funciona em nuvem, permitindo o acesso e a manipulação de dados a partir de qualquer local.

Desse modo, a tecnologia e a transformação digital trouxeram um avanço incrível na redução da burocracia, automatizando e facilitando vários passos do processo.

Por fim, a previsibilidade também é outra vantagem do uso da tecnologia para o aprimoramento dos processos, tendo em vista o maior controle sobre o tempo de cada atividade.

O que fazer para tornar os processos mais fluidos?

Como você pode perceber, a burocracia é altamente prejudicial para os negócios, trazendo ainda mais complexidade para processos simples. Por isso, reunimos algumas dicas de como você pode trazer mais fluidez para suas atividades.

Analise quais processos são necessários

Muitos dos esforços do seu time podem estar se perdendo em meio a processos engessados e burocráticos. Afinal, quando qualquer um dos colaboradores precisa perder muito tempo para entregar uma demanda, certamente existe algum tipo de problema a ser resolvido. Contudo, é preciso lembrar que nem sempre a demora em uma determinada entrega esta ligada à burocracia. Em alguns casos, a própria complexidade demanda mais tempo.

Para entender o que deve ser ajustado, é preciso analisar todos os processos da empresa, avaliando a otimização de cada um, seu nível de produtividade e o que poderia ser melhorado.

Na verdade, muitos gestores não conhecem boa parte dos processos que existem em suas empresas, e, por conta disso, também desconhecem o que precisa ser ajustado.

Por isso, é fundamental que todo esse processo de análise e avaliação seja realizado de forma horizontal, envolvendo não apenas líderes e gestores, mas também os colaboradores que sentem os problemas na prática.

Dessa forma, fica muito mais fácil entender quais são os entraves enfrentados e as possíveis soluções a serem propostas a fim de contornar cada problema e buscar mais fluidez.

Dê maior autonomia aos colaboradores

A aprovação direta dos superiores para cada mínima tarefa também é um grande entrave burocrático nas atividades. Por exemplo, ao pensarmos em uma clínica, alguns exames realmente podem demandar algum nível de autorização.

Porém, existem várias outras rotinas muito mais simples que poderiam ficar a cargo de cada colaborador, que teria autonomia para decidir acerca da aprovação ou não.

Além de trazer uma desburocratização dos processos de autorização, isso também motiva a equipe, pois cada um dos colaboradores se sente mais responsável dentro da organização, dando mais atenção ao trabalho e melhorando a produtividade.

Contudo, antes de simplesmente conceder mais autonomia aos profissionais, é preciso investir em treinamento, principalmente quando se trata da área da saúde.

Invista em tecnologia

Já falamos sobre o papel da tecnologia na desburocratização dos processos, porém, é preciso insistir em sua importância. Afinal, boa parte dos colaboradores perdem muito tempo com atividades repetitivas e meramente burocráticas, o que prejudica o foco no core do negócio.

Por meio da automação de tarefas e da escolha de boas ferramentas de gestão, é possível eliminar boa parte dessas atividades prejudiciais. A Maida.health conta com uma ferramenta completa de regulação, que elimina a necessidade de centrais, levando essa demanda direto aos médicos, que podem avaliar conforme a necessidade.

Por meio do uso de um celular no processo, milhares de reguladores espalhados pelo país podem responder de forma simples e rápida a todas as demandas recebidas.

Isso reduz para poucos minutos o tempo de uma análise que poderia levar dias, um grande diferencial para quem trabalha com assistência de saúde e lida com um grande número de requisições.

Agora que chegamos ao final do post, esperamos que você tenha compreendido o mal que um processo burocrático pode trazer ao seu negócio e à imagem da sua empresa, prejudicando também os usuários.

Quer se informar mais sobre tecnologia? Confira agora mesmo nosso artigo que mostra como a transformação digital pode ajudar o seu negócio a crescer ainda mais!