Decidimos escrever sobre o eSocial para saúde porque, ao mesmo tempo em que cria algumas facilidades, o sistema deixa expostas eventuais inconsistências de conformidade em relação aos registros de obrigações trabalhistas.
Por isso, se você ainda tem alguma dúvida sobre o seu funcionamento, vale a pena conferir este artigo para entender um pouco melhor sua mecânica. Acompanhe!

O que é o eSocial?

Instituído pelo decreto nº 8373/2014, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um meio eletrônico para envio de informações relativas do trabalhador aos órgãos competentes.
Com isso, dados como a comunicação de acidentes de trabalho, FGTS, folha de pagamento, aviso prévio e escriturações fiscais passaram a ser enviadas por esse sistema, centralizando as comunicações relativas ao trabalhador que, anteriormente, precisavam ser enviadas separadamente para:

• a Caixa Econômica Federal;
• o Ministério da Previdência Social (MPS);
• o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
• o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS); e
• a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

O Manual de Orientações do eSocial, disponibilizado no site do programa, informa detalhes sobre o seu funcionamento. Entre as declarações que precisam ser enviadas estão, por exemplo:

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Seguro Desemprego (CD/SD);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

É importante mencionar que o eSocial não altera as obrigações trabalhistas, mas apenas o meio pelo qual as informações relativas a elas são transmitidas. Uma das mudanças é que alguns documentos que eram enviados anual ou mensalmente, agora devem ser transmitidos imediatamente aos eventos geradores da obrigação.
São os chamados eventos tempestivos, que ocorrem na rotina de trabalho de cada colaborador e não todos os meses. Por exemplo, os afastamentos temporários devem ser comunicados até o dia 7 do mês posterior ao da sua ocorrência ou, dependendo do motivo ou do período de afastamento, até o 16º dia posterior ao ocorrido.
O envio de todos os documentos deve ocorrer mediante assinatura digital e procuração eletrônica, como é comum nos sistemas semelhantes. No portal do eSocial estão disponibilizadas todas as informações sobre os procedimentos necessários para usá-lo.

Quais os riscos do não cumprimento das obrigações de envio?

Como mencionamos, não existem novas obrigações com a implantação do eSocial, que não sejam detalhes sobre a forma de envio. Contudo, o formato eletrônico facilita o controle por parte do governo, que pode, inclusive, automatizar procedimentos, comunicações e emissão de multas.
A falta de laudos devidamente registrados também pode ocasionar ações trabalhistas, caso a empresa não tenha como comprovar a negativa de acidentes de trabalho, por exemplo. Além disso, é necessário enviar os atestados de saúde ocupacional, e o não cumprimento dessa obrigação pode sujeitar à operadora as punições previstas na CLT — o que pode incluir multas em dobro no caso de reincidência.

Quais os prazos para envio dos exames obrigatórios?

Com relação aos exames médicos obrigatórios, é preciso respeitar os prazos, que variam de acordo com a natureza de cada um. São eles:

Exame Admissional

Como o nome indica, o exame admissional é realizado no momento da contratação e tem validade de 12 meses. Um dia antes de o funcionário começar a trabalhar deverá ser feito o registro de admissão no eSocial e, junto com ele, o exame precisará ser enviado.

Exame Periódico

Os prazos dos exames periódicos variam entre 6 meses, 1 ano ou 2 anos. Eles são determinados nos laudos de medicina do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Retorno ao Trabalho

No caso de afastamento de um colaborador será necessário um exame de retorno, que deve ser enviado pelo eSocial no primeiro dia após o fim do período de licença pelo INSS (quando ocorre por mais de 15 dias).

Mudança de Função

Sempre que houver mudança de função ou de local de trabalho em que ocorra alteração dos riscos envolvidos na ocupação, também é necessário um exame específico. O envio deve ser imediato nessas situações.

Demissional

Em qualquer caso de demissão, a empresa tem até 10 dias após o desligamento do funcionário para o envio do exame demissional. Nos casos em que seja exigido o exame periódico e ele tenha sido efetuado recentemente, o envio é dispensado.
Os prazos de validade são de até 135 dias para empresas que operam com grau de risco I e II; e 90 dias nos casos de grau de risco III e IV.

Como o sistema impacta no setor de saúde?

Respeitadas as normas e os procedimentos de envio, o impacto positivo está na eliminação, ainda que além do desejável, da burocracia. Alguns dos documentos que precisavam ser enviados em sua forma física, agora são emitidos eletronicamente.
Além de facilitar o processo, a empresa pode usar de recursos tecnológicos para checar prazos e pendências automaticamente. Nesse caso, o ganho está na melhora da produtividade dos setores envolvidos e na eliminação do risco de multas e punições.
Em muitas situações, o próprio sistema do eSocial faz algumas checagens automáticas que evitam erros. Isso porque o programa não aceita documentos com inconsistências ou que dependam de procedimentos prévios que não foram efetuados.
Ao mesmo tempo, o controle das obrigações trabalhistas por parte do governo também fica mais simples. Embora não seja uma prática adotada nesse momento, não há nenhuma limitação técnica para a automatização de multas, por exemplo.
O sistema pode cruzar informações, como a falta de um relatório, pendências de exame, quantidade de funcionários afastados e outros detalhes do tipo para, no momento oportuno, informar aos fiscais para que tomem as devidas providências.
Assim, concluímos nosso texto sobre o eSocial para saúde com a observação de que, de modo geral, os benefícios são maiores do que os riscos, desde que a empresa se mantenha em dia com as suas obrigações. Nesse sentido, o ideal é usar o eSocial como um recurso que, por ser tecnológico, facilita a manutenção da conformidade.
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