A burocracia não é um mal em si, como muitos a definem. Ao menos teórica e basicamente, ela é um conjunto de regras que têm o objetivo de organizar e estruturar a gestão. A desburocratização se torna necessária quando essa função é perdida, ou seja, quando essas normas se tornam entraves.
Esse efeito é maior em atividades com alto nível de regulação, como no caso da saúde e especificamente dos planos, sejam privados, sejam de autogestão. A cultura de um controle minucioso gera um nível burocrático tão significativo que o tempo gasto para cumprir as regras dificulta a dedicação ao objetivo principal: a saúde.
Em um momento no qual essa cultura está em transformação, ao mesmo tempo em que a tecnologia evolui na sua função de permitir um controle maior, mas com menos burocracia, esse tema assume sua importância — motivo pelo qual preparamos este texto para você. Vamos começar com uma rápida avaliação dos efeitos da burocracia.

Entenda a importância de desburocratizar processos

Os planos de autogestão tendem à burocratização na tentativa de se protegerem, mas a burocracia não é garantia dessa segurança. Na verdade, o exagero no controle gera uma carga de trabalho tão grande que a gestão fica mais complexa, o que dificulta o monitoramento.
O fato é que as regras são quebradas quando as pessoas percebem estímulos para isso — especialmente os financeiros — ou quando não existe clareza em relação ao efeito de deixar de cumpri-las. Quando é possível criar incentivos para que as pessoas tomem as medidas esperadas e/ou esclarecer as consequências de não adotá-las, o resultado é muito melhor.
À parte desse cenário ideal, a tecnologia disponível permite um controle efetivo sem necessidade de burocracia, bem como a automação na emissão de relatórios e outros procedimentos padronizados. Nesse segundo ponto, a burocracia não é eliminada, mas assumida por um sistema.
Um bom exemplo de uma burocracia que pode ser dispensada é a necessidade de presença física do médico na sede do plano para liberar autorizações, que deixou de fazer sentido. Ele pode fazer isso no intervalo de uma consulta em qualquer consultório, nos períodos ociosos de um plantão e até enquanto aguarda uma refeição.
A presença e o tempo dedicado não são mais importantes do que o resultado, o que, nesse exemplo, inclui o tempo de resposta, que a burocracia de obrigar o profissional a se deslocar consome no período necessário ao trajeto. Nesse aspecto, a telemedicina tem um papel significativo.
Ao mesmo tempo, os custos necessários para a manutenção de uma estrutura física de trabalho também diminuem com a eliminação dessa exigência. Isso acontece porque a burocracia sempre tem um custo operacional e financeiro.
O operacional é o engessamento dos processos, e o financeiro é o custo de executar a burocracia. O impacto nos gastos de carimbar um documento pode ser pequeno, mas os custos totais são representativos e poderiam ser mais bem alocados.

Saiba mais sobre as recentes medidas legais implementadas pelo governo

Em linhas mais gerais, temos a recentemente aprovada MP 881/2019, uma medida provisória que descreve regras de declaração de direitos de liberdade econômica. Ela flexibiliza e elimina controles como alvarás e licenças para atividades de baixo risco, instituindo normas de análise de impacto regulatório.
Entre as medidas, a conhecida como MP da Liberdade cria limitações de ações como o tabelamento de preços e reconhece a validade de documentos digitalizados. Além disso, estabelece que restrições impostas a qualquer atividade só podem ser adotadas com base em estudos de impacto.
No entanto, ainda é preciso aguardar os efeitos práticos dessa MP, uma vez que está sujeita a interpretações e mudanças, pois não é específica em vários pontos. Ao mesmo tempo, as normas regulamentadoras vigentes, conhecidas como NRs, passam por uma revisão detalhada.
Essa tarefa foi atribuída a Rogério Marinho, que é secretário especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. Ele se tornou conhecido durante a tramitação da Reforma da Previdência como um de seus principais articuladores. Atualmente, são 36 NRs vigentes com mais de 6 mil linhas de autuação, que ele promete rever até o meio do ano de 2020.
O governo tem uma pasta para tratar da desburocratização, mas mais ligada à desburocratização dos serviços públicos como os cartórios, que podem ser substituídos em muitas atividades pela blockchain — uma tecnologia que permite armazenar e autenticar documentos digitais.
No governo passado, a Lei 13.726, de 2018 já eliminou a obrigatoriedade de reconhecimento de firma em órgãos públicos, o que aponta uma tendência pela desburocratização.

Confira algumas dicas para a desburocratização na área da saúde

Listamos a seguir as principais dicas sobre o assunto. Confira!

Trabalhe a cultura

A cultura da burocracia está presente na gestão de planos de saúde e não desaparece com a simples mudança de regras e adoção de novas práticas. Normalmente a desburocratização implica em aumento de autonomia, o que pode encontrar resistência até em algumas lideranças, acostumadas em centralizar decisões.
Por isso, é fundamental que as mudanças sejam aplicadas em conjunto com medidas que favoreçam a compreensão e incentivem o engajamento. Em outras palavras, a equipe precisa fazer parte do processo de desburocratização.

Reveja os processos

Muitas burocracias são adotadas em razão da cultura e do hábito, que podem fazer as pessoas acreditarem que um carimbo, uma assinatura, uma revisão e a presença física sejam indispensáveis em alguns procedimentos simples, nos quais elas não têm efeito prático.
A revisão de processos permite identificar e eliminar esses gargalos com facilidade. A aceitação do público é boa depois de um tempo, quando o efeito positivo é sentido facilmente.

Agregue tecnologia

Algumas burocracias não podem ser eliminadas, como exigências de relatórios para órgãos de regulação e fiscais — mas eles são facilmente automatizados com sistemas de gestão, desde que sejam os desenvolvidos para a sua atividade, pois muitas dessas exigências não atingem outros setores.

Supere o básico

Na Infoway usamos inteligência artificial (IA) para responder e analisar casos de regulação, por exemplo. A palavra final é sempre do médico, mas ele pode se concentrar nos casos nos quais é sugerida a negação do procedimento e responder em tempo real de um celular.
Na avaliação das contas também é possível aplicar o mesmo recurso para se dedicar às problemáticas, nas quais foram identificadas inconsistências. A inteligência artificial compara dados numerosos a regras em segundos e identifica erros com precisão.
Um novo projeto em desenvolvimento vai agregar a IA à avaliação de imagens. Um laudo simples dependerá menos do médico, que pode se concentrar nos que precisam de sua atenção. Muitas dessas inovações mais impactantes surgirão rapidamente nesse cenário de nascimento do Hospital 4.0.
Para concluir, considere que a desburocratização é uma atividade constante. Em períodos como o que estamos passando, no qual há clara tendência por ações mais impactantes contra a burocracia, ela pode ser mais intensa, mas alterações incrementais precisam ser adotadas periodicamente, pois as pessoas tendem a aplicar e desenvolver práticas de proteção contra qualquer aparente ameaça, mesmo que elas sejam resultados de ocorrências isoladas.
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